Data Governance ตอนที่ 3: หลักการและกรอบการทำงานของธรรมาภิบาลข้อมูล

การจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพในองค์กรไม่ใช่เรื่องที่เกิดขึ้นโดยบังเอิญ แต่เป็นผลลัพธ์จากการปฏิบัติตามหลักการที่ชัดเจนและการใช้กรอบการทำงานที่เป็นระบบ หลักการและกรอบการทำงานเหล่านี้ทำให้ธรรมาภิบาลข้อมูล (Data Governance – DG) กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารจัดการข้อมูลอย่างเป็นระเบียบและปลอดภัย

 

หลักการสำคัญของธรรมาภิบาลข้อมูล

การทำธรรมาภิบาลข้อมูลที่มีประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามหลักการสำคัญหลายประการ ซึ่งทำหน้าที่เป็นแนวทางในการตัดสินใจและการจัดการข้อมูลภายในองค์กร หลักการเหล่านี้มีบทบาทสำคัญในการสร้างความมั่นคงและความน่าเชื่อถือในกระบวนการจัดการข้อมูล

1. ความรับผิดชอบ (Accountability) การมีระบบความรับผิดชอบที่ชัดเจนเป็นสิ่งที่สำคัญใน DG ทุกฝ่ายในองค์กรต้องมีความเข้าใจถึงบทบาทและหน้าที่ของตนเองในการจัดการข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการรวบรวม การจัดเก็บ การใช้ หรือการแบ่งปันข้อมูล การกำหนดความรับผิดชอบที่ชัดเจนจะช่วยให้การจัดการข้อมูลเป็นไปอย่างมีระเบียบ ลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาด และเพิ่มความโปร่งใสในการดำเนินงาน เช่น การกำหนดบทบาทและหน้าที่ที่ชัดเจนในการจัดการข้อมูล เช่น Data Owner, Data Steward, Data Custodian การสร้างกระบวนการตรวจสอบและรายงานผลการจัดการข้อมูล และการจัดตั้งคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูลเพื่อกำกับดูแลนโยบายและการปฏิบัติ ซึ่งจะมีประโยชนเพราะลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน เพิ่มความรวดเร็วในการแก้ไขปัญหา และสร้างวัฒนธรรมการรับผิดชอบต่อข้อมูล
2. ความโปร่งใส (Transparency) การจัดการข้อมูลต้องมีความโปร่งใส ทุกคนในองค์กรควรสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงานของตนเองได้ และควรมีความชัดเจนในเรื่องของวิธีการจัดการข้อมูล การมีระบบที่โปร่งใสจะช่วยสร้างความเชื่อมั่นในองค์กร และทำให้การตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ  เช่น การจัดทำ Data Catalog ที่ระบุแหล่งที่มา การใช้งาน และผู้รับผิดชอบของข้อมูลแต่ละชุด การกำหนดกระบวนการขอเข้าถึงข้อมูลที่ชัดเจนและเป็นธรรม การสื่อสารนโยบายและแนวปฏิบัติเกี่ยวกับข้อมูลให้ทุกคนในองค์กรรับทราบ ซึ่งจะทำให้เกิดสร้างความไว้วางใจ ส่งเสริมการใช้ข้อมูลร่วมกัน และช่วยให้การตรวจสอบทำได้ง่ายขึ้น
3. ความซื่อสัตย์ (Integrity) ความซื่อสัตย์ใน DG หมายถึงการรักษาความถูกต้องและความครบถ้วนของข้อมูล ข้อมูลต้องถูกป้องกันจากการถูกแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือการสูญหาย การรักษาความซื่อสัตย์ของข้อมูลเป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ใช้ในการตัดสินใจและการดำเนินงาน  ตัวอย่างเช่น การใช้เทคโนโลยี เช่น การกำหนดกระบวนการตรวจสอบคุณภาพข้อมูล (Data Quality Check) อย่างสม่ำเสมอ การสร้างระบบ Version Control สำหรับข้อมูลสำคัญ หรือBlockchain เพื่อตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของข้อมูล โดยที่ประโยชน์จะได้รับคือการสร้างความน่าเชื่อถือของข้อมูล ช่วยให้การตัดสินใจมีความแม่นยำ และลดความเสี่ยงจากการใช้ข้อมูลที่ผิดพลาด
4. การคุ้มครอง (Protection) การคุ้มครองข้อมูลเป็นสิ่งที่ไม่สามารถมองข้ามได้ ข้อมูลต้องได้รับการปกป้องจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต และต้องมีมาตรการที่เพียงพอในการป้องกันการรั่วไหลหรือการโจมตีทางไซเบอร์ องค์กรต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดเพื่อปกป้องข้อมูลสำคัญของตน  เช่น การใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัสข้อมูล (Encryption) สำหรับข้อมูลสำคัญ การกำหนดนโยบาย Access Control ที่เข้มงวดและใช้ระบบ Multi-factor Authentication การจัดทำแผนรับมือเหตุการณ์ข้อมูลรั่วไหล (Data Breach Response Plan) เพื่อป้องกันการโจรกรรมข้อมูล รักษาความเชื่อมั่นของลูกค้า และลดความเสี่ยงทางการเงินและชื่อเสียง
5. การปฏิบัติตามข้อกำหนด (Compliance) การทำ DG ที่ดีต้องสอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง เช่น GDPR, PDPA หรือมาตรฐานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง การปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรลดความเสี่ยงจากการถูกปรับหรือการถูกฟ้องร้อง นอกจากนี้ ยังช่วยสร้างความเชื่อมั่นจากลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตัวอย่างการจัดตั้งทีมงานเฉพาะเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงของกฎหมายและข้อบังคับ การทำ Data Privacy Impact Assessment (DPIA) สำหรับโครงการใหม่ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคล การจัดฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลอย่างสม่ำเสมอ เพื่อหลีกเลี่ยงบทลงโทษทางกฎหมาย สร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และเพิ่มโอกาสทางธุรกิจ

 

ตารางเทียบหลักการสำคัญของ Data Governance กับ PDPA 

หลักการสำคัญของธรรมาภิบาลข้อมูล	หลักการสำคัญของ PDPA
1. ความรับผิดชอบ (Accountability) 2. ความโปร่งใส (Transparency) 3. ความซื่อสัตย์ (Integrity) 4. การคุ้มครอง (Protection) 5. การปฏิบัติตามข้อกำหนด (Compliance)	1. ความรับผิดชอบ (Accountability) 2. ความถูกต้อง เป็นธรรมและโปร่งใส (Lawfulness, Fairness & Transparency) 3. ใช้ข้อมูลเฉพาะวัตถุประสงค์ (Purpose Limitation) 4. เก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็น (Data Minimization) 5. ความถูกต้องของข้อมูล (Accuracy) 6. การเก็บข้อมูลอย่างจำกัด (Storage Limitation) 7. รักษาความลับและความสมบูรณ์ (Integrity & Confidentiality)

 

กรอบการทำงานที่ได้รับความนิยมในธรรมาภิบาลข้อมูล

การนำหลักการ DG ไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีกระบวนการและกรอบการทำงานที่ชัดเจน กรอบการทำงานเหล่านี้ได้รับการพัฒนาจากองค์กรชั้นนำและถูกนำไปใช้อย่างกว้างขวางในหลายอุตสาหกรรม

1. DAMA-DMBOK (Data Management Body of Knowledge) DAMA-DMBOK เป็นหนึ่งในกรอบการทำงานที่ได้รับความนิยมที่สุดในการจัดการข้อมูล มันเป็นการรวบรวมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในด้านการจัดการข้อมูล ครอบคลุมทั้งในเรื่องของการจัดการข้อมูลหลัก (Master Data Management), การบริหารข้อมูลเมตา (Metadata Management), การกำกับดูแลข้อมูล (Data Governance) และอื่น ๆ DAMA-DMBOK เป็นคู่มือที่ครอบคลุมและเป็นที่ยอมรับในวงกว้าง ทำให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถปฏิบัติตามแนวทางที่เป็นมาตรฐาน
2. COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) COBIT เป็นกรอบการทำงานที่เน้นการกำกับดูแลและการจัดการ IT โดยครอบคลุมการจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ COBIT ช่วยให้องค์กรสามารถปรับใช้การจัดการข้อมูลในบริบทของการจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมุ่งเน้นที่การควบคุมและประเมินผลการจัดการข้อมูล การใช้ COBIT ทำให้การจัดการข้อมูลเป็นไปอย่างเป็นระบบและสอดคล้องกับนโยบาย IT ขององค์กร
3. มาตรฐาน ISO (International Organization for Standardization) มาตรฐาน ISO เป็นอีกหนึ่งกรอบการทำงานที่ได้รับการยอมรับในระดับสากล โดยเฉพาะในด้านการจัดการข้อมูล เช่น ISO/IEC 38500 สำหรับการกำกับดูแล IT และ ISO/IEC 27001 สำหรับการจัดการความปลอดภัยของข้อมูล การปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังช่วยให้องค์กรได้รับการรับรองมาตรฐาน ซึ่งเป็นการเพิ่มความเชื่อถือจากลูกค้าและพันธมิตรทางธุรกิจ

 

การนำกรอบการทำงานไปประยุกต์ใช้ในองค์กร

การเลือกใช้กรอบการทำงานที่เหมาะสมสำหรับองค์กรนั้นขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น ขนาดขององค์กร วัฒนธรรมองค์กร หรือความซับซ้อนของการจัดการข้อมูล การนำกรอบการทำงานเหล่านี้มาประยุกต์ใช้อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้องค์กรสามารถสร้างระบบธรรมาภิบาลข้อมูลที่แข็งแกร่งและยั่งยืน

นอกจากนี้ การนำกรอบการทำงานเหล่านี้มาใช้อย่างเป็นระบบยังช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วในยุคดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้ หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายที่เปลี่ยนแปลงไป